En prácticamente todas las situaciones que nos encontramos en los negocios, siempre hay más de una cosa que debemos atender: más de un problema a resolver, más de una decisión a tomar, más de una tarea a realizar.

El reto está en que no podemos atender todos estos “elementos” (así los llamaremos de ahora en adelante) al mismo tiempo. Es por esto que es necesario saber cómo definir prioridades para proceder de la mejor manera. En este artículo te enseñamos 5 métodos para hacerlo.

Entendiendo lo que es priorizar

Si bien pareciera obvio lo que significa priorizar o dar prioridad, vale la pena revisar sus definiciones. Según la Real Academia Española (RAE):

  1. Priorizar: dar prioridad a algo.
  2. Prioridad: anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden.

Es decir, cuando priorizamos estamos dando un orden a las cosas: estamos diciendo que algunas cosas van “primero” que otras. Es importante tener esto presente porque a veces queremos abordar muchas cosas a la vez, con lo que perdemos enfoque y dirección. Precisamente, el objetivo de priorizar es concentrar nuestros recursos (tiempo, dinero, energía, mano de obra, etc.) en algunas pocas cosas antes de pasar a las siguientes.

Otro punto importante a destacar es que estas prioridades, si bien pueden fijarse usando ciertos métodos (como los que presentamos en este artículo), al final es una decisión de cada persona o grupo que se toma según sus criterios y perspectivas particulares.

Ahora que tenemos claro lo que es priorizar, veamos algunos métodos que nos pueden ayudarnos a hacerlo. Cabe destacar que estos métodos tanto pueden usarse individualmente como pueden combinarse según sea el caso (lo cual es lo más recomendable porque genera un proceso de priorización más robusto).

Método 1: Matriz Eisenhower

Nombrada en honor al ex-presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, y explicada en el libro de Stephen Covey “7 hábitos de la gente altamente efectiva”; consiste en una matriz 2×2 donde clasificamos los elementos a priorizar según su importancia y urgencia. Una vez que clasificamos los elementos, se debe tomar una acción predeterminada para cada uno dependiendo su ubicación en los cuatro (4) cuadrantes de la matriz.

Para identificar o definir el nivel de importancia y urgencia de un elemento, considera lo siguiente:

Importancia de un elemento: medida de su valor o de su impacto en el logro de nuestros objetivos. Preguntas que debes realizarte:

  1. Si atendemos el elemento: ¿Cuáles serían los beneficios que se obtendrían? ¿Qué tan positivos serían esos beneficios? ¿Qué tan importante son las personas beneficiarias y/o los objetivos a los que se contribuiría?
  2. Si no atendemos el elemento: ¿Cuáles serían las consecuencias? ¿Qué tan negativas serían estas consecuencias? ¿Qué tan importantes son las personas y/o los objetivos que se afectarían?
  3. ¿Qué otros elementos dependen de él? ¿Qué tan importantes son estos elementos?

Urgencia del elemento: medida de la inmediatez con la que debemos atenderlo. Generalmente, el nivel de urgencia viene dado por un agente externo: una fecha límite, una promesa a un cliente, etc. Preguntas que debes realizarte:

  1. ¿Ya se debería haber atendido el elemento (retraso)?
  2. ¿Su fecha límite está cercana? ¿Requiere atención inmediata?
  3. Si atendemos el elemento: ¿Cuándo se obtendrían los beneficios esperados?
  4. Si no atendemos el elemento: ¿Cuándo se obtendrían los consecuencias negativas esperadas?

Método 2: ABCDE

Creado por Brian Tracy, en este método clasificamos los elementos con letras de la A a la E, siendo A el grupo de mayor prioridad y E el de menor prioridad. Luego, tomamos cada grupo y ordenamos sus elementos numéricamente, siendo el elemento 1 el de mayor prioridad en el grupo. 

Los elementos que tienen la misma letra tienen una prioridad similar y debemos atenderlos todos (en el orden numérico establecido) antes de pasar a los elementos de la siguiente letra. Básicamente consiste en priorizar primero de forma general y luego de forma más específica.

Método 3: Estrategia de las 2 listas de Warren Buffett

Este método fue explicado por Warren Buffett a su piloto personal (lee la historia aquí). Pensada inicialmente sólo para priorizar objetivos, en Delkairo Consultores lo hemos adaptado de la siguiente manera:

  1. Listar los 25 elementos más prioritarios.
  2. Seleccionar los 5 elementos más prioritarios de la primera lista. 

Los 5 elementos de la segunda lista son nuestras “prioridades”, mientras que los 20 elementos restantes son las “cosas a evitar a toda costa”. 

El objetivo de este método no es sólo que definamos nuestras prioridades en sí, sino también que redefinamos como “distracciones” los elementos que menos prioritarios pero que también luchan por nuestra atención y recursos. De esta manera, podemos enfocarnos mejor en nuestras mayores prioridades.

Método 4: Pareto

También conocido como la regla 80/20, es el método utilizado por muchos hombres de negocios para priorizar, entre ellos Mark Cuban, empresario y juez de Shark Tank.

Básicamente, este método se basa en el principio de pareto que dice que se puede enunciar de distintas formas:

  • El 80% de los resultados proviene del 20% de los esfuerzos.

 

  • El 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.

 

Ejemplos:

  1. El 80% de los ingresos proviene del 20% de los clientes.
  2. El 80% de las ventas proviene del 20% de los vendedores.
  3. El 80% del valor de inventario se encuentra en el 20% de los productos almacenados.

Siguiendo este principio, debemos seleccionar como prioritarios aproximadamente a sólo ese 20% de los elementos que traerán la mayor parte de los beneficios.

NOTA: cabe destacar que tanto el 20% como el 80% del enunciado de pareto son aproximados y no deben tomarse como números exactos.

Método 5: Costo – Beneficio

Este método se parece a la matriz Eisenhower en el hecho de que también utiliza dos (2) criterios para evaluar la prioridad del elemento:

  1. Costo  del elemento: mide el uso de recursos (tiempo, dinero, energía, mano de obra, etc.) necesarios para atenderlo.
  2. Beneficio del elemento: mide la importancia su importancia, es decir, su valor o su impacto en el logro de nuestros objetivos.

Expandiendo la similitud con la matriz Eisenhower, en Delkairo Consultores hemos creado una matriz 2×2 para este método con acciones predeterminadas para los elementos de cada cuadrante:

¿Ya empezaste a aplicar estos métodos? Si lo hiciste, comparte tus resultados con nosotros a través de los comentarios o de nuestras redes sociales. Si no lo has hecho, ¿qué estás esperando? ¡Tu negocio lo necesita!

 

Bibliografía:

  1. https://blog.rescuetime.com/how-to-prioritize/
  2. https://www.process.st/how-to-prioritize-tasks/
  3. https://www.lifehack.org/684057/how-to-prioritize-right-in-10-minutes-and-work-10x-faster